זה הזמן
הדרך והאופן שבהם אנו מארגנים ומנצלים את הזמן הם שקובעים במידה רבה את היעילות שלנו והם שמשפיעים במידה רבה על ההצלחה שלנו בעבודה. מדוע? כי הזמן הוא, כמובן, המשאב היקר ביותר שלנו. רק אם מתכננים אותו באופן יעיל אפשר להספיק ולבצע את המשימות, המטלות וההתחייבויות - ובכך להשיג גם את היעדים שהצבנו לעצמנו
"לזמן אין צורה", מסבירה ניצה אייל פסיכולוגית חוקרת וסופרת שכתבה בין השאר את הספר "הזמן האמיתי" (הוצאת אריה ניר ומודן). "המדענים מתקשים להגדיר את הזמן והיוצרים – לתארו. אנו יכולים רק לדמיין לעצמנו את מסמני הזמן השונים או להיעזר בקוצבי הזמן, כמו תזוזת המחוגים, זרימת החול בשעון החול או תנועת המטוטלת. גם קציר, נדידת ציפורים הם מסמני זמן אך הם אינם הזמן עצמו. הזמן נותר סמוי מן העין.
"אם כך מהו הזמן?", ממשיכה אייל, "אם מישהו היה שואל אותנו שאלה זו קרוב לוודאי שהיינו מרימים גבה ותוהים 'מה הבעיה? זמן זה...', אנו בטוחים שאנו יודעים מהו הזמן. הוא אמנם מלווה את חיינו, מצוי בכל תופעה ובכל מעשה – במדע, בשפה, בתקשורת, באמנות בניהול ובעבודה. אך הזמן מתעתע בנו ומתחמק מהגדרות".אייל מציינת שבשנים האחרונות התרבות המערבית מייחסת לא רק מודעות אלא יותר מכך, אפילו חשיבות עליונה, למשמעות הזמן ולערכו ולכן גם התפתח מקצוע חדש יחסית – ניהול זמן. לרוב עוסקים בו יועצים אירגוניים שמתמקדים בהקניית מיומנויות ניהול זמן - בתחום העבודה, בעולם המקצועי והעיסקי ובהישגים הכלכליים. אך ברור שהדבר נכון גם למעגלי החיים האישיים, המשפחתיים והחברתיים.
אחד הדימויים שיש לנו לגבי הצלחה הוא ש"מנהל מצליח הוא מנהל שאין לו זמן". נראה שאדם מצליח הוא אדם עסוק. בהשוואה לעמיתיו בחו"ל עובד המנהל הישראלי שעות רבות יותר. הוא עובד 12 שעות ביום והוא בדרך כלל מתקשה להפריד בין זמן העבודה לבין זמן הבית. לרוב ממשיך המנהל הישראלי את שעות העבודה בבית. יש מספר הסברים לתופעה זו של הארכת שעות עבודה שאינה מביאה בעקבותיה ניהול משופר או תוצר עדיף. האחת היא נורמות עבודה שרכשו המנהלים במהלך שירותם הצבאי. לזמן העבודה בצבא משמעות שונה לחלוטין. הוא נמשך עשרים וארבע שעות ואינו נמדד מול תוצר או כסף. ישיבת עבודה יכולה להיערך בשעות הקטנות של הלילה ולהימשך מספר שעות. כשם שהיא יכולה להתבטל ברגע האחרון בגלל אירועים מבצעיים שונים.
"כאשר למנהל יש תחושה מתמדת של מחסור בזמן", סבורה אייל, "טוב יעשה אם יתייחס לתחושה הזו כאל סימפטום למחלה, איתות שהוא מקבל לגבי תהליכי ניהול בלתי יעילים. ואם מחסור בזמן הוא סימפטום, ייתכן שהוא מספק רווחים משניים ולכן נוטים לשמר אותו. מחסור בזמן יכול לשמש כהצדקה לאי עמידה במחויבויות, כאמצעי להדיפת מחויבויות נוספות וגם באופן פרדוקסאלי כדרך להאדרת תחושת הדימוי העצמי"ניהול נכון של הזמן האישי משמעו ראשית הגדרת מטרות. לקראת מה אנו חותרים ומתאמצים, למה אנו מצפים בחיינו? בעסקינו? בדרך הניהול שלנו? כאשר אנו מגדירים מטרות רצוי שהגדרה זו לא תהיה כללית ומעורפלת אלא ברורה ומפורטת. מטרות מוגדרות וראליות מקרבות אותנו אל המציאות ומחברות בין החלום לבין הקרקע שאנו עומדים עליה.
עיקרון ה-20/80
וילפרדו פרטו, כלכלן וסוציולוג איטלקי (מהמאה ה-19 ) קבע כבר אז את עיקרון ה-20/80 שנכון גם לגבי ימינו אנו. פרטו טען ש-80 אחוזים מהתוצאות בעלות הערך של מעשינו מקורן ב-20 אחוזים של מעשינו. בהתאם לעקרון זה עלינו לאתר בחיינו את אותם האחוזים המשמעותיים. במילים אחרות, קביעת סדרי עדיפויות היא אחד מהעקרונות המרכזיים של ניהול זמן יעיל.
"לאחר שהוגדרו היעדים העומדים בפנינו", אומרת אייל "אנו צריכים לסדר אותם לפי סדר עדיפויות. זו דרישה קשה ביותר, כי מה חשוב, למשל, יותר לבועז בן ה-22– להשלים תואר במשפטים, להשתכר הרבה כסף ומהר, או לקחת תרמיל ולצאת למסע להודו? מהו סדר העדיפויות הנכון עבורו? רק לאחר שנקבע את סדר העדיפויות בחיינו נוכל לגשת לשלב התיכנון של הפעילויות ולדרכים למימוש מטרות אלה"
אם אנו מבינים שתיכנון הוא חיוני ביותר, אז נשאלת השאלה למה אין אנו מקדישים לתיכנון די זמן? למרבה האירוניה, פשוט למנהל הישראלי אין די זמן כדי להקדישו לתכנון. יש עליו עומס עצום והרבה צריך להיעשות כך שלדעתו לא יקרה דבר, הוא חושב, אם פעולת התיכנון תדחה לזמן אחר. ברור אם כך מעל לכל ספק שאם היה מוקדש הזמן הדרוש לתיכנון, אפשר היה לפנות יותר זמן לביצוע פונקציות נוספות.
אך לא די בקביעת סדרי עדיפויות ובתיכנון. ניהול נכון של הזמן דורש הגדרה של גבולות הזמן הנדרשים לביצוע העבודה. כדי לתכנן בצורה יעילה את זמן העבודה שלנו עלינו לקבוע את גבולות הזמן. יש לבנות לוחות זמנים, לערוך את התוכנית ימים מספר מראש ולשמור את התוכנית הכתובה במקום בולט לעין. עריכת יומני זמן לשבועיים בו תרשמנה פעילויות כמו ישיבות, טלפונים, זמני קריאה, הגשת דוחות ונסיעות, היא כלי עזר משמעותי המקנה תחושת שליטה ולא נתפס כסיטואציה של "כיבוי שריפות". משמעות קביעת לוחות זמנים אינה רשימת הפעילויות באופן טכני אלא רשימתן תוך קביעת סדרי עדיפויות וגבולות הזמנים שבהן תתבצענה.
מסתבר, על פי החוקרים ומומחים לניהול זמן, שרק מעטים מקדישים מספיק זמן לתיכנון, אף על פי שהתיכנון הוא אחד הגורמים החשובים והחיוניים ביותר לניצול יעיל של הזמן. החשיבות של התיכנון אף מתעצמת ככל שמטפסים בסולם הניהולי, מעמד מביא עימו יותר אחריות והרבה יותר סמכויות. לכן, מנהלים בדרגים השונים לא יוכלו ללא תיכנון להשיג את היעדים למרות שאולי הגדירו אותם בקפידה רבה.
זמן עם כן, הוא משאב ניהולי רב עוצמה, אך משום שאינו נראה לעין כפי שמבהירה אייל, "לא תמיד אנו יודעים כיצד להשתמש בו ביעילות. ומחיר אי הידיעה עלול להיות יקר. ניהול כושל של זמן העבודה מביא לתיפקוד ירוד ולרגשות אשמה, חרדה ומתח והם בתורם גורמים ליכולת פחותה לפעול בדרך יעילה וכך מתגברת התחושה של מחסור בזמן ואנו מסתובבים לחוצים ומתוסכלים בלולאה שאין לה סוף. מרגישים שהיינו יכולים הרבה יותר אילו רק היה לנו זמן".
בכל החלטה או פעילות מנהלית הזמן הינו מרכיב מרכזי. מנהל חייב לשקול בו זמנית את השלכות החלטתו על ההווה ועל העתיד. החלטה ניהולית נכונה מתחשבת בתוצאות המעשה המיידי לעתיד החברה. מפעלים ותעשיות מתקדמות בני זמננו מחזיקים מלקת מחקר ופיתוח שכל פניה מכוונים כלפי העתיד. למחקר ולפיתוח מוקצים בתעשיות מתקדמות 6% עד 10% מכלל המחזור העסקי. לפעמים מכוון הפיתוח כלפי עתיד רחוק מאוד במונחים כלכליים, כמו עשר שנים, אך בלי הסתכלות מתמדת אל העתיד, לתעשיות אלו אין סיכוי לשרוד.
לתיכנון לעתיד הגדרות שונות. מבצעי מכירות של סוף העונה הקרובה עשויים להיות מוגדרים כתיכנון עתיד, וכך גם משל הזמן של כעשר שנים הדרוש לפיתוח ציוד צבאי מתוחכם, וגם חמישים שנה, פרק הזמן הדרוש לגידול העצים הניטעים כיום במטרה לכרות אותם לתעשיות הנייר – הוא תיכנון לעתיד.
גזלני הזמן
מאיר לירז, משפטן ויועץ אירגוני, ממליץ בספרו "איך לנהל את זמנך ביעילות", לשבץ את מרבית הפעילויות החשובות בשעות הבוקר שהן השעות הפוריות יותר, כמובן בתנאי שאנו "אנשי בוקר" הערניים ומרוכזים בשעות המוקדמות של היום. תמיד נשאיר בלוח הזמנים זמן גמיש שיאפשר לנו מרחב תמרון, ובנוסף נקצרה זמן ל"שעה שקטה", זמן בו לא נקבל שיחות טלפון ולא ניפגש שם אנשים אחרים אלא נעבוד בשקט ובריכוז עם עצמנו. 
לירז מציין שכל אחד מאיתנו מבזבז לפחות שעתיים מדי יום. מיעוטנו מנסים לזהות את הגורמים לבזבוז הזמן ומיעוט גם מנסה להתמודד עמים. הוא מונה את "אחד עשר המנוולים" שהם בזבזני הזמן השכיחים בעבודה: המבקר הבלתי צפוי, שיחות הטלפון, קריאת ניירת, כתיבת מכתבים ותזכירים, ישיבות, תקשורת בלתי יעילה, דחיית ביצועם של דברים, האצלת סמכויות לקויה, שולחן לא מסודר, אי סדר אישי והעדר משמעת עצמית.
קנה לך קצת זמןהספר "ניהול זמן" (הוצאת אופוס), של ג'ף דווידסון (חיבר יותר מ-25 ספרים, מנהל מכון בצפון קרוליינה, חברת מחקר לפיתוח המתמחה בניהול זמן ליחידים ולחברות) מנפץ מיתוסים רבים בנוגע לניהול זמן. בפרק "קנה לך קצת זמן" אומר דווידסון ש"בעולם העבודה של היום לעתים קרובות מנהלים בדרג הביניים מנסים לדלג מעל כמה תפקידים בחברה בכך שהם מקבלים על עצמם עוד משימות ועוד תחומי אחריות, אף שכבר עכשיו הם עובדים מעל ומעבר ליכולתם המיטבית" לכן הוא מזהיר "המחשבה שאתה חייב לטפל בכל בעצמך היא מוטעית. אם אתה חושב שעבודה קשה מדי היא הדרך לזכות בכבודם של אחרים – או בכבוד עצמי – הגיע הזמן לשקול מחדש את הגישה בכללותה". והוא מציע "להוציא מעט כסף כדי לשמר את זמנך בידיך. כדאי להמיר כמה דולרים פה ושם כדי להשלים משימות ולשחרר לעצמך חלק מזמנך. ואז תופתע איזה דברים נפלאים קורים כשאתה לא עושה את הכול".
12 טיפים לניהול יעיל של הזמן שלך
- *האצל סמכויות לאנשים אחרים באירגון
- *השג יעד אחד חשוב מדי יום
- *קבע גבולות זמן לכל משימה שאתה לוקח על עצמך.
- *השעה הראשונה של יום העבודה היא היעילה ביות ר- נצל אותה.
- *סרב בתקיפות לגזלני הזמן
- *השתדל לחסל לפחות גזלן אחד מדי שבוע
- *נצל זמני ביניים, כמו המתנה במקומות שונים, להשלמת עבודות.
- *השתדל לסיים מה שהתחלת, אל תקפוץ מנושא אחד לאחר.
- *קח עמך את היומן לכל מקום
- *קבע לך זמן מוגדר למשימות לא נעימות וקשות
- *פנה זמן לתקופות של רגיעה ומנוחה
- *ואחרון – למד לחשוב בצורה חיובית
תגובות
הוסף רשומת תגובה